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タスク管理はまずはやることを集めるところから始める!

タスク管理の方法は手帳に書き込んだり、スマホアプリやPCアプリで管理と、様々な方法がありますがそれは道具ですよね。

この記事ではその根幹となるタスク管理について事細かに書いていこうと思います。

タスク管理を一つの記事にしてしまうととても長い記事になってしまうので、大きく分けて6個の記事に分けて書いていこうと思います。

  1. タスクを集める
  2. タスクを処理する
  3. タスクを整理する
  4. タスクを実行する
  5. タスクを記録する
  6. タスクを活かす

このような分け方で話を進めていくと思います。

プロローグ 連載記事を書くにあたって

私は、社会人になってから勉強をすればよかったころとは違い、仕事をこなすだけでなく家族との時間をしっかりと過ごすために、また自身のスキルアップのためにタスク管理を行っています。

タスク管理を始めたころは抜けや漏れ、整備が不十分であったこともあり満足のいく成果を得ることができずにいました。

一度はタスク管理にないがしろにしてしまった時期もありましたが、その時期の生活は満足のいくものであったかというと決してそうではありませんでした。

管理を再開し、もう一度見つめなおすことでよい成果を得られるように実感しているので、私個人の手法にはなりますが、一つの参考になればと思いこの記事を書いていきます。

タスクを集める

まずはタスクを書き出す

タスクを書き出すのは管理を始めるの当たって一番大切な作業だと認識しています。

管理の環境を整えることよりも書き出すことによって自分が管理したいことの全体像が見えてきます。

タスク管理で最初からすべてを始めてみるのも素晴らしいことではありますが、それはとても難しいことだと思います。
ですので、初めの管理になれるうちは大切なものを2つまたは3つ管理することから始めるとよいでしょう。

1つだけだと、管理の習慣を身に着けるまで時間がかかるので2つまたは3つがいいと思います。

例えば、ビジネスマンのかたは仕事が必ず入ってくるでしょうが、次に選ぶのはなるべく負荷のかからないもの、できればタスクをこなすことで満足感を得られるもののほうが良いです。その際はできるだけ細かく分けましょう。趣味といった大枠ではなく読書やTV視聴でもいいと思います。主婦(主夫)の方であれば仕事の代わりに家事、といったところでしょう。

書き出すのにもポイントがあります。
それはとにかく書き出すことに集中することです。

書き出す際によくあることは、あれもこれもと違う分野にも手を出してしまうことですが、そういったことはせずにしましょう。そして出来るだけ細かく分けることです。書き出す際には分類は行ってはいけません。

振り分けは後回し

さきほど、まず自分が管理するタスクをすべて出し切りました。

そのだしきったものは本当にすべてでしょうか。

人は無意識のうちに選別をしてしまうものです。そこでもう一度改めてリストをみて、実はやらないとなあとか、こんなことはメモしなくてもいいかといって書き出さなかったものがないか再確認しましょう。

また、書き出したときに自然と分類していませんか?

よくやってしまいがちなのが個人か家族といった振り分けに多くの時間をかけてしまうことです。

タスクをカテゴリーに分けるのはもう少し後のほうが結果的に処理しやすくなります。

今回のまとめ

この記事ではタスク管理の前段階であるタスクを集める作業について書いてきました。

ポイントおさらいすると

  • ひたすら書き出す。その際余計なことは考えない。
  • タスク管理の方法を考えるよりもまずは書き出す。
  • 分類わけは行わない

以上の3点です。

次回はタスクを処理することについて書いていこうと思います。

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