タスクを実行するためにリストを整理しよう

挫折してしまったタスク管理もゆっくり咀嚼していけば、長く続けられることが可能です。

前回までの2回の記事でベースは出来上がりましたので、ここから本格始動です。

この記事ではタスクを整理することについて詳しく書いていこうと思います。よろしくお願いたします。

明確になったタスクたちをどのように目の届くところで管理していくか。これは様々な意見が出そうですが、私がおすすめするのはデジタルでの管理です。

いまではパソコンだけでなくスマホアプリも本当に充実しているので紙よりも強くおすすめいたします。

紙ではできない、タスクの繰り返し設定や、急な予定変更による日程の変更もデジタルであれば簡単に行なえます。

ここでは代表的なデジタルの管理ツールを紹介します。
選出基準はPCとスマホの両方で確認できること。
色分けやカテゴリー化などタスクを大枠でも別けられることです。

アプリだけでいいという方はこの他にも数多くのものが世に出ています。

ここにあるものの中で無料でやるとなるとTodoledo、TrelloまたはTodoistになってくると思います。私はUIのシンプルさや、続けたくなるカルマの機能からTodoistのプレミアム版を利用しております。

どのサービスを使うかどうかは人の感性によるものが大きいでしょうからここでは言及は避けます。

ではどのサービスを使うかが決まったら次にタスクの中に繰り返しやるタスクはないか考えそれを設定してしまいましょう。

タスクとして考えると難しく考えがちですが、中には習慣化したい事はありませんか？
毎日10分は読書をする。10個の英単語を覚えるなどといった。取り組みたいと思っていたけどなかなかできていなかったものです。

タスク管理のツールの中に習慣化したい行動を入れることで、たとえ義務的に感じたとしても習得できるのではないかなと思っております。

繰り返し行うタスクを処理したあとにもう一度リストを見直します。

ここまで来ても日付などいつやるかが決まっていないタスクが多くあるかと思います。それらがもしもカテゴリー別になっていなければ分けて視認性を良くしてしまいましょう。

この段階でカテゴリーがしっかりと作られて、日程も決まったならば次に、それらのリストを用いて一日のどの時間帯に行うのかを決めてしましす。

以前軽く触れましたが、タスクを行うのに必要なこととして場所や道具を上げました。
それらで分けてしまうと細分化されすぎてしまい、管理がとても大変になってしまいます。

そこで、1日の初めまたは1日の終りにタスクに取り組む工程表を作り上げましょう。

私の場合は朝起きたら工程表を作り上げます。殆どのタスク管理ツールでは名前は違えどコンテキストと呼ばれる付箋のようなメモが書き込まれる機能があります。それを用いて1日の工程表を組み上げていきます。

＜例＞

このように分けることでどの時間にそれを行うのが自分にとってよいのかはっきりしてきます。ぜひ、参考にしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。このようにタスクをタスクについて少し考えるだけで整理しやすくなります。ただリストを作り上げるだけでなく、見直すことも大切ですが、それを行うのは行動を行ったあとにすることで誤差を小さくすることができます。

なかなか最初のうちは思うように処理、整理することができないかもしれませんが、それを徐々に修正することがタスク管理なのかもしれませんね。

次回はタスクを実行するになります。ぜひ、続けて読んでみてください。