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タスク管理は整理する前に処理をするべし

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タスク管理を行うにあたって大切なこととして集めることをあげました。この記事では、集めたタスクをいかに処理するのか、どう扱えばいいのかタスクを処理することについて触れていきます。

記事の内容は以下。

  1. タスクを集める
  2. タスクを処理する
  3. タスクを整理する
  4. タスクを実行する
  5. タスクを記録する
  6. タスクを活かす

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タスクを処理する

適切に振り分ける

それでは最初の工程で集めたタスクにした処理を施していきます。

そのリストは今の段階ではいわばスーパーから帰ってきた袋の状態。そこから料理する前にある程度の選別が必要です。

ではここで書き出したタスクについて少し考える時間を取ります。
考えることは、本当にやることなのか。やらないことは混じっていないか。このタスクの目的は何なのか、といった具合に考えます。

ここでやってはいけないのがメモる程のことではないという理由でタスクを消してしまうことです。

では逆にやるべきこととしては、実現しづらいことはこの初期の段階ではあまり必要のないことですので消してしまいましょう。まずはタスク管理を用いて少しでも無駄な時間を省きましょう。

やらないことを省いたら次にタスクの一つ一つを細かく砕いていきます。
完了までの道筋をはっきりさせるだけでなく、一つ一つを小さいタスクにすることで、取り組みやすくします。

例えばAというタスクは全体で3時間近くかかるタスクだとします。
完了までに3時間ではまとまった時間を確保するのが難しく、やる日にちや時間帯が大きく制約されてしまいます。
そこでこのAというタスクを3つ各1時間くらいの小さなタスクにすることで、制約をなるべく外していきます。

この制約はなにも時間だけではありません。タスクを完了にするには必要なツールや、場所など、外すことのできないキーワードがあるのでそれを的確に捉えながらタスクをなるべく細かくしていきましょう。

細かく砕いたあとには小さすぎるタスクをどんどん処理していきます。

私の場合は10分以内に完了できそうなものは一日の初めの方にこなしています。まずは取り掛かり1時間くらい雑務をした後に大きなタスクを持っていきます。

この小さすぎるタスクの処理についてはなるべく時間をかけないものどんなにかけても10分というものを処理しています。この10分という数字は私個人のタスク管理の上でベストな区切りでしたが、それはある人には5分かもしれません。

なるべく後回しにしない程度に時間で区切りタスクを処理していきましょう。

その次には人に任せるタスクを決めます。

タスク管理はなにもすべてを自分自身で解決することが目的ではありません。ですので、任せることのできるタスクは他の人にお願いしタスクの処理を行いましょう。

もちろん、他の人にお願いしたとはいっても放置するのではなく確認は行うことで、あとで余分な労力を使う機会を減らしていきます。

他の人に振り分けたあとは日程の決定です。

締切が明らかになっているものはしっかりと明記カレンダーなどに記入しておくのが良いでしょう。
完了目標日までを管理することはこのタスク管理に於いてはとても大切なことです。

ここまで来てようやく”タスクを処理する”の最終段階です。

他の人にお願いしたり、日程を決めることで消していったタスクから残ったものが本当の意味でのタスク管理になっていきます。いわゆるInboxと呼ばれるなんでも詰め込まれた状態からある程度は処理され分担されました。

残ったものは次に整理し、実行することになっていきます。次回の記事ではその、整理することについて詳しく書いていこうと思います。

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自己紹介

courage

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ライフハック分野に強い興味を持つ22歳。サッカーが大好きで自分でもコラムを書いている。読書とディズニーも大好き。