C.研究所ライフハックツールが大好きなcourage(Twitter:@courage__me)です。
今回の記事ではタスク管理をどのようにして行っているのか具体的で簡単な使い方を紹介していきます。
Todoistを知ろう
当サイトではこの記事で細かく紹介しているので、念のため見ていただけると幸いです。
Todoistの売りは同期の速さ、操作のやりやすさに、スタイリシュなデザイン、持続が可能になるカルマ機能だとわたしは思っています。
それでは次から本題の使い方について入っていきましょう。
有料か無料か
使い方を説明する上で抑えておきたいのが、Todoistはフル機能を無料で利用することは出来ないということです。
完全無料ではないですがプレミアム版でないと出来ないことは、他のサービス(IFTTTなど)と連携することで多くをカバーできます。
カバーの方法は別記事で紹介することにします。
有料ではその外部サービスでも補い部分がもちろんあります。
Todoistでは30日以内の返金を受け付けています。以下引用です。
当社サービスに完全にご満足頂けない場合、30日以内であればTodoistはアップグレード料をご返金いたします。詳細については当社サポート担当者にお問い合わせ下さい。領収書が必要。Todoist購入時に発行された購入(注文)IDを提示してください。
Apple Appストアの場合、Appleが返金を認めないため適用されません。
となっています。私は試したことがないのですが、このように明記されていますので問題ないでしょう。有料会員になる場合はウェブから行うのが無難ですね。
プレミアムでないと出来ないこと
有料(プレミアム)と無料の違いをはっきりさせます。
まずは共通のサービス。
以上の5点は共通事項です。タスク管理はこれだけでも十分行えるのですが、プレミアム(有料)になると以下のことが出来るようになります。
8つの機能がプレミアムユーザーのみ利用可能です。すこし踏み込んで有料機能について書いていきます。
ラベルとリマインダー機能
タスク管理するにおいて必須だろ！という方も多そうなリマインダー機能。Todoistでは時間だけでなく位置情報でも通知が可能です。会社や学校についたら行うタスクなどに設定すると良いですよね。設定には郵便番号でも大丈夫です。通知のタイミングは場所についたときもしくは離れたときに通知するを選ぶことが出来ます。
ラベルは他のサービスだとコンテキストなんて呼ばれることも。ラベルの使い方は決まっておらず自由に利用できます。私は特定の場所でしか出来ないもの、また大体の所要時間がわかっている場合に用いることが多いです。(例:@自宅、@60分など)
タスクへのメモやファイル添付
オフィスワーカーには資料が沢山。クラウド上においてある資料を呼び出すこともメモ機能で可能になります。TodoistはEvernoteとの相性が良く両者間の移動がとてもスムーズです。
Todoistにはりんくそのものをタスクにすることができますが、複数のリンクや資料が必要になるときにはとても重宝しますね。
メールでのタスク追加
プロジェクトごとのメールアドレスが発行されいるのでそれを用いてもいいですが、全体のinboxにももちろんあるのでここにバシバシいれても良いかもしれません。
メールの重要性は少しずつ下がってきていますが、まだまだ利用は多いですからね。これを使った活用法は具体的使用例の章で紹介します。
生産性のグラフ
じつはTodoist、過去のタスク振り返りは無料だとしづらいのです。カルマというポイントではなくもっと具体的に見たい場合にはプレミアム版の利用になります。
プロジェクトのテンプレート化
一連の流れが決まっているタスクってありますよね。それをプロジェクトとして独立してテンプレート化するというもの。入力の手間が大幅に減ります。手間はたった一度の入力だけ。
手順は別の記事で。
以上が有料と無料の機能の違いです。
私のおすすめは…
もしかしたらすでにお気づきかもしれませんが私はプレミアムの有料会員です。ではどうして、私はプレミアム会員なのかというと
もちろん無料機能にない機能が魅力だったからなのですが、私はリマインダー機能が欲しくて有料になったわけではありません。
どちらかという戒めの意味が大きいです。怠けてしまいがち、忘れることが多いのでお金を払うことでより使おうと思えるようになりました。モチベーションの維持には無料のカルマが大いに役に立っています。
使っていくうちに有料でよかったと本当に思っています。初めから有料会員であったために何不自由なく思い通りに利用できています。
忘れがちなタスクや、やることが億劫なものはリマンダーを起動して嫌でも目に入るようにしました。
さらに、プロジェクトのテンプレート化によって繰り返しがほんとうに楽です。これは効率化だけでなく時間管理、タイムマネジメントという観点においてもTodoistが一役買ってくれてます。ではより具体的な使い方です。
具体的使用例
これはスタート画面です。スタート画面は次の7日間に設定しています。こうすることで、直近のタスクを一覧できます。
そして左側のプロジェクトですがこちらはすべて開いた状態で利用しています。これで、期限を設定していないものでもどのくらいのタスクがあるのか、また今進行中のプロジェクトを見ることが出来ます。
これが現在使用中のラベルです。所要時間のラベルと時間帯のラベルを利用しています。前は場所のラベルも用いてましたが、使用頻度が減ったので削除しました。
Todoistは親タスクから子タスク、またはその逆、どちらもドラッグするだけ(スマホでももちろん可能)なのでプロジェクト名はピンポイントな名前ににしています。
モチベーション維持のために利用しているカルマは初期設定では目標タスク数が5つに設定されていますが、必要に応じて上げるほうが良いと思います。
私は有料機能のプロジェクトのテンプレート化を用いて学習参考書の目次をタスク化しています。一度作成してしまえば繰り返しの学習の際にはPCから読み込みをするだけ、とても便利です。
また、IFTTT(自動化サービス)を用いてTed.comの新着トークもタスク化しています。これは無料で出来ることです。これを使って、例えばメールマガジンや、RSS購読としてタスク化することも同様にできます。
inboxは0になるように心がけています。inboxは一時的保管所として用い、時間のあるときに振り分けをしています。
なかにはプロジェクトに入らないタスクが出てきます。
そこで作ったのが、リストというプロジェクトですその子として4つに分けています。優先度と重要性から振り分けることでタスクを必ずどこかのプロジェクトに属させることが可能です。
優先度は時間管理のマトリクスを意識して設定しています。
参照記事:外部サイト(効率良く仕事を進める！必ずやるべき緊急度・重要度の把握 )
1日のタスク数をしっかりとこなしきれるかどうかくらいの個数にしておくことことで常に怠けづらい環境を構築しています。
IFTTTを用いて完了タスクをグーグルカレンダーとEvernoteに記載したりし、ライフログ的運用も同時に行っています。
最後に
以上が具体例を用いたTodoistの使用例になります。これからもこの運用法は変わらないんじゃないかなと思っています。システム化しすぎないことが最大のタイムマネジメントだと思っているので、適度な運用をしていこうと思います。
当サイトではこの記事以外にもTodoistの記事を更新中です。もしよろしければ読んでみてください。
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